Frais professionnels : comment appliquer les indemnités forfaitaires

Les frais engagés par un salarié dans le cadre de sa fonction et missions professionnelles peuvent être remboursés selon deux modes : remboursement sur dépenses réelles engagées (sur présentation de justificatifs) et remboursement forfaitaire.

Dans ce dernier cas (indemnités forfaitaires) le salarié est remboursé en primes. Elles sont versées mensuellement par l’employeur et sans que le salarié ait besoin de présenter les justificatifs. Cependant ces primes ne peuvent excéder le barème établi tous les ans par l’administration.

On parle ainsi « d’indemnités forfaitaires » dont voici le rappel pour 2016 (barèmes URSSAF) :

INDEMNITES DE REPAS

 

Nature de l’indemnité Limite d’exonération Conditions
Indemnité de repas 18,30 € Déplacement professionnel + Impossibilité de regagner sa résidence ou son lieu de travail habituel
Indemnité de restauration 6,30 € Contraint de se restaurer sur le lieu effectif de travail, en raison des conditions particulières d’organisation ou d’horaires de travail (travail de nuit, posté, continu, en équipe ou en horaires décalés)
Indemnité de restauration hors des locaux de l’entreprise 8,90 € En déplacement hors des locaux de l’entreprise ou sur un chantier, dont les conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour le repas et où il n’est pas démontré que les circonstances ou les usages de la profession l’obligent à prendre ce repas au restaurant

 

INDEMNITES DE GRAND DEPLACEMENT EN METROPOLE

 

Nature de l’indemnité Pour les 3 premiers mois Au-delà du 3e et jusqu’au 24e mois Au-delà du 24e et jusqu’au 72e mois
Repas (montant par repas) 18,30 € 15,60 € 12,80 €
Logement et déjeuner (montant par jour)
> Paris (75)
> Hauts-de-Seine (92)
> Seine-Saint-Denis (93)
> Val-de-Marne (94)
65,30 € 55,50 € 45,70 €
Logement et déjeuner (montant par jour)
> Autres départements
48,50 € 41,20 € 34,00 €

 

MOBILITE PROFESSIONNELLE

 

Nature de l’indemnité Limite d’exonération de cotisations sociales
Les dépenses d’hébergement provisoire et frais supplémentaires de nourriture engagés dans l’attente du logement définitif.

Conditions :
le salarié dispose d’un logement provisoire dû à la localisation de son nouvel emploi, celui-ci est éloigné de plus de 50 km de son ancien logement, le temps de trajet lieu de travail-ancien logement est au moins égal à 1h30.

72,60 €
(par jour pendant 9 mois maximum)
Les dépenses inhérentes à l’installation du salarié dans le nouveau logement.

Concerne notamment : le rétablissement d’électricité ,la remise en état du logement (nettoyage, plomberie…), la réexpédition du courrier.

1 454,60 €
(montant majoré de 121,20 € par enfant à charge dans la limite de 1 818,20 €)

 

Attention, certaines dépenses ne peuvent pas être remboursées en indemnités forfaitaires mais seulement  sur la base réelle d’engagement de frais. Il s’agit des dépenses engagées :

  • par un salarié en télétravail
  • par un salarié pour l’utilisation professionnelle d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication,
  • pour le déménagement d’un salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle
  • par les salariés des entreprises françaises, détachés à l’étranger
  • par les salariés des sociétés étrangères, détachés en France
  • par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés de la métropole vers les départements d’outre mer, les territoires français outre mer (ou inversement et de l’un de ces territoires vers un autre).

Attention également, ne peuvent bénéficier de remboursements forfaitaires :

  • les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et de Société d’exercice libéral à responsabilité limitée
  • les PDG de SA et de sociétés d’exercice libéral à forme anonyme
  • les présidents et dirigeants des sociétés par actions simplifiée