Le système OCR (Optical character recognition en anglais) ou ROC (Reconnaissance optique de caractères en français) est un système par lequel n’importe quel texte d’une image est transformé en fichier bureautique modifiable.
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L’OCR qu’est-ce que c’est ?
Lorsque vous scannez un document cela revient à dire que vous prenez en photo celui-ci. Il en résulte donc une image soit en jpeg, tiff ou un fichier en PDF. Le texte qui se retrouve donc sur le document est statique. Il ne peut être modifié étant donné qu’il n’est même pas considéré à proprement parler comme étant un texte, mais comme une image.
Avec le système d’OCR, il est possible à partir d’une image d’extraire les caractères alphanumériques afin d‘avoir un document de traitement de texte comme un word ou un tableau excel par exemple.
Comment ça marche ?
L’OCR fonctionne simplement. En effet, le programme analyse la structure de votre document et divise la page en plusieurs éléments distincts : image, tableaux, texte, chiffres etc. Il définit les lignes en mots puis en caractères. Le système reconnaît ensuite chaque caractère, et le convertit en texte ASCII (Code américain normalisé pour l’échange d’informations). L’OCR peut reconnaître différents types de polices et caractère, et même l’écriture manuscrite.
Cette technologie est très utile pour lire et générer automatiquement vos notes de frais, vos factures et vos devis. Aujourd’hui, nombreuses sont les entreprises qui utilisent cette technologie. Ce système est capable de “lire” le contenu, reconstitue les mots et les phrases entièrement de votre document. L’OCR est un véritable gain de temps et évite toutes paperasses.
Quels sont les avantages de l’OCR pour mon entreprise ?
L’OCR permet de fluidifier les processus, et pour cause cette technologie permet de rendre exploitable un document.
Ce processus permet également de rechercher un mot au sein d’un document, retravailler un tableau scanné dans Excel ou encore de transformer un document PDF en Word. De plus, il est possible de lancer ce processus sur une base du contenu (envoie par email, fax, impression etc.) et d’intégrer des données extraites du document au sein d’un autre programme (comptable, CRM, ERP, GED etc.). Et cela grâce aux métadonnées.
L’application fait peau neuve
Bonne nouvelle, Robocompta va ajouter cette nouvelle fonctionnalité à son application. 100% mobile et Web avec l’OCR Robocompta, factures, devis , notes de frais etc sont saisis automatiquement. Plus besoin de saisir manuellement le montant, la TVA, la date et autres, l’OCR s’en charge.
Nous vous informerons de son intégration courant septembre.
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