La dématérialisation des données est à présent un processus très répandu et utilisé dans divers secteurs d’activité pour échanger des documents. Pour garder une trace des échanges et de fiabilité aux documents qu’ils soient vidéo, texte, audio, fichier, etc. ils doivent comporter des dates et heures de références appelées “horodatage électronique”. À l’instar d’un appareil photo, d’un ordinateur ou d’un billet sur les réseaux sociaux qui enregistrent la date et l’heure du cliché, du document ou du post ils sont enregistrés, peuvent être modifiés. C’est ce qu’on appelle des horodateurs système. Ce qui n’est pas le cas d’un document d’horodatage certifié.
L’horodatage qu’est-ce que c’est ?
L’horodatage joue un rôle fondamental pour garder une trace de la création, des échanges ou de la suppression de données en ligne. Ces documents existent, de ce fait l’horodatage revêt une fonction plus décisive. Prenant la forme d’un sceau électronique, l’horodatage de documents numériques sert de preuve irréfutable sur l’existence d’un fichier à une date et une heure précise fiable. Non seulement, le fichier est daté à la seconde près, et il assure également la non-modification de ses contenus depuis cette date. Il atteste surtout de l’intégrité du document.
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Ce qui est primordial lorsqu’on veut par exemple, faire la datation d’une signature électronique, valider l’heure de réception d’un pli sous forme électronique, certifier des transactions bancaires ou pour apposer une date d’émission sur une facture électronique.
L’horodatage électronique peut être utilisé comme une preuve devant les tribunaux ou d’autres instances légales en cas de litige. Le sceau électronique, faisant foi comme le cachet de la Poste, garantit la valeur probante des actes et documents électroniques tels que les factures, les contrats et autres documents administratifs.
L’horodatage certifié renforce quant à lui la sécurité des signatures électroniques et numériques, et du code et l’officialise.
L’horodatage certifié
Il doit être conforme à la norme RFC 3161 aux transactions chrono-sensibles, via des sources de date et d’heures UTC vérifiées de façon indépendante et vérifiables. Ils sont définis sous la forme de “jetons d’horodatage” ou “contremarques de temps”
Ces jetons ou contremarques doivent être certifiés conformes :
– au standard ETSI EN 319 421
Pourquoi Faire ?
Conformément à la norme NFZ42, vos documents numériques doivent être signés et horodatés. Ainsi ils ont la même valeur juridique que vos documents papier.
Les points-clés de l’horodatage certifié :
- conformité de factures numériques;
- conformité d’un bulletin de paie numérique;
- copie fiable et valeur juridique de documents digitalisés;
- signature électronique de documents;
- apporter des faisceaux de preuves sur des processus métier.
L’horodatage et Robocompta
Grâce à l’horodatage, les utilisateurs d’une plateforme collaborative peuvent partager le document en ligne tout en ayant la certitude qu’il n’a pas été changé. Robocompta ajoutera courant septembre cette nouvelle fonctionnalité dans l’application.
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